Soutenances de thèses

Elle est publique, sauf dérogation accordée à titre exceptionnel par le chef d'établissement si le sujet de la thèse présente un caractère de confidentialité avéré.
Avant la soutenance, le résumé de la thèse est diffusé à l'intérieur de l'établissement ou des établissements bénéficiant d'une accréditation conjointe.

Dans le cadre de ses délibérations, le jury apprécie la qualité des travaux du doctorant, leur caractère novateur, l'aptitude du doctorant à les situer dans leur contexte scientifique ainsi que ses qualités d'exposition. Le jury peut demander des corrections conformément à l'article 24 du présent arrêté. Lorsque les travaux correspondent à une recherche collective, la part personnelle de chaque doctorant est appréciée par un mémoire qu'il rédige et présente individuellement au jury.
A titre exceptionnel, et à l'exception de son président, les membres du jury peuvent participer à la soutenance par des moyens de visioconférence permettant leur identification et leur participation effective à une délibération collégiale et satisfaisant à des caractéristiques techniques garantissant la transmission continue et simultanée des débats.
L'admission ou l'ajournement est prononcé après délibération du jury.
Le président signe le rapport de soutenance, qui est contresigné par l'ensemble des membres du jury présents à la soutenance.
Le rapport de soutenance est communiqué au doctorant dans le mois suivant la soutenance.

Les établissements cocontractants sont liés par un principe de réciprocité.
 
La thèse en cotutelle internationale donne lieu à une soutenance unique reconnue par les deux parties intéressées.

La composition du jury doit obéir aux règles suivantes :

• le jury comprend entre quatre et huit membres ;
• sa composition doit permettre une représentation équilibrée de femmes et d’hommes (Principe de parité)
• il est composé pour au moins la moitié de personnalités extérieures à l’Ecole Doctorale de rattachement du laboratoire et à l’Université d’Artois ;
• la moitié du jury au moins doit être composée de Professeurs ou assimilés au sens des dispositions relatives à la désignation des membres du CNU ou d’enseignants de rang équivalent qui ne dépendent pas du ministère chargé de l’enseignement supérieur.

Si la langue dans laquelle est rédigée la thèse, définie par la convention, n’est pas le français, la rédaction de la thèse est complétée par un résumé substantiel en langue française.

Important en cas de thèse en cotutelle : chacun des deux co-directeurs de thèse doit saisir l’autorité habilitée à autoriser la soutenance dont il dépend, dans le respect de la procédure applicable dans son établissement, afin de se présenter à la soutenance muni des documents de soutenance (procès-verbal, avis du jury sur la reproduction de la thèse…) correspondant à son établissement.

Délai de 3 mois et au plus tard 2 mois avant la date de soutenance :
 
Le doctorant initie dans ADUM la procédure de soutenance. Il complète son dossier ADUM en renseignant la rubrique consacrée à la soutenance : titre, mots-clés, date, lieu, confidentialité, rapporteurs, membres du jury, résumé.
 
Il procède au 1er dépôt électronique de sa thèse. Pour cela, le doctorant dépose dans son espace personnel ADUM le fichier électronique de la thèse au format PDF. Le doctorant fournit dans ADUM les méta-données requises pour procéder au dépôt légal de sa thèse :

• le titre de la thèse en anglais et en français,
• le résumé en anglais et en français (4000 caractères maximum, espaces compris),
• les mots-clés en anglais et en français,
• le cas échéant, si la thèse n’est pas rédigée en français, un résumé substantiel en français, annexé à la thèse, dont la longueur et le format sont définis par chaque école doctorale, et qui reste compris entre 4000 caractères espaces compris et vingt (20) pages.

 
Le 1er dépôt de la thèse permet aussi d’informer le doctorant sur les questions liées aux droits et devoirs d’un auteur, sur le dépôt légal d’un ouvrage (la thèse) et sur sa diffusion électronique, sur la diffusion des données personnelles et sur d’autres questions liées au dépôt de la thèse et de prendre connaissance des conditions générales et spécifiques de diffusion de sa thèse.

Le doctorant transmet, par e-mail, l’attestation scannée de 1er dépôt électronique de la thèse au bureau des études doctorales.

Le doctorant termine l’enregistrement en "Finalisant la procédure de demande de soutenance". Cette action n’est possible que si tous les groupes de champs sont complets (champs obligatoires*).
Il télécharge depuis son espace personnel ADUM le formulaire d’autorisation de soutenance, pré-rempli par ADUM, le fait signer par son directeur de thèse et le transmet au bureau des études doctorales qui se chargera de faire le lien avec l’école doctorale.

Le doctorant télécharge l’attestation de 1er dépôt de la thèse dans son espace personnel ADUM, la signe et la transmet également au bureau des études doctorales.
Le bordereau d’enregistrement de thèse sera également téléchargeable, il permettra au doctorant de donner les autorisations nécessaires à la diffusion de sa thèse.
 
Le directeur de thèse sera invité à valider les informations relatives à la composition du jury ainsi qu’à la soutenance.
 
L’école doctorale validera à son tour le jury s’il est, bien sûr, conforme à l’arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat.

J-7 semaines
 
Quand cette première étape sera faite (environ J-7semaines), les rapporteurs recevront un mail officiel où un lien leur sera communiqué pour déposer leur rapport au moins quatorze jours avant la date prévue pour la soutenance.
Ils auront donc accès à la version numérique de la thèse. Le doctorant est tenu de faire parvenir un exemplaire manuscrit si les rapporteurs en font la demande.
Les membres du jury recevront par mail leur convocation officielle à la soutenance de thèse sous réserve de la confirmation de celle-ci sur la base des 2 rapports favorables.
 
J-3 semaines à J-2 semaines
 
Si les rapports déposés sur ADUM sont favorables à la soutenance, l'école doctorale validera l'autorisation de soutenance.
 
Dès la réception de l’avis du directeur de l’école doctorale
 
Le bureau des études doctorales transmet le formulaire d’autorisation de soutenance au Président de l’Université d’Artois accompagné des évaluations des rapporteurs. Celui-ci précise la décision prise sur le formulaire et le signe.
L’avis de soutenance sera alors publié sur le site web de l’université d’Artois (onglet Recherche), celui de l'école doctorale et celui du laboratoire de recherche.
 
Le bureau des études doctorales adressera aux membres du jury la confirmation de la convocation officielle à la soutenance.