Inventaire physique de l’université, 12 000 biens à inventorier

11/02/2015

Inventaire physique de l’université
12 000 biens à inventorier

Pour faire correspondre les inventaires physique et comptable, la direction financière de l’université a fait appel à un prestataire extérieur la société ERNST&YOUNG. L’inventaire physique commencera en mars pour l’ensemble des sites.

Dans le cadre du passage aux Responsabilités et Compétences Élargies, les universités doivent désormais disposer d’un inventaire physique exact et exhaustif conforme à l’inventaire comptable, ainsi que des procédures pertinentes lui permettant d’en assurer le suivi de façon pérenne et conforme. « Depuis trois ans, l’absence d’inventaire physique à l’université d’Artois fait partie des réserves formulées par les commissaires aux comptes », précise Stéphan Houvenaghel, correspondant fonctionnel SIFAC et chef de projet de l’inventaire physique à la direction financière.
« L’inventaire comptable existe déjà, mais il peut y avoir des différences avec l’inventaire physique, qui est plus mouvant », explique Corinne Charlet, chargée de la comptabilité patrimoniale à la direction financière.

Un code-barre sur chaque objet
Pour effectuer cet inventaire physique, LCA CONSEIL (sous-traitant du prestataire) va procéder à la réalisation du recensement de l’ensemble des biens mobiliers de l’université, à partir de mars 2015. Il y a 12 000 biens répertoriés sur les 5 sites de l’université d’Artois.
Les matériels, mobiliers et équipements scientifiques seront inventoriés par une équipe qui passera quelques minutes dans les bureaux, les salles de cours et les amphithéâtres. Un code-barre sera apposé sur tous les objets que les recenseurs pourront étiqueter. Au sein des laboratoires, le recensement pourra prendre plus de temps, compte tenu du nombre d’équipements et de leur complexité.

Un référent par composante et par service
Pour que cette intervention soit la plus efficace possible, une ou plusieurs personnes connaissant bien les locaux, les matériels et munies des clés nécessaires, devront accompagner les inventoristes.

Une fois l’inventaire physique achevé, il sera rapproché de l’inventaire comptable : les éventuels écarts seront ajustés, permettant à l’université de disposer d’un état fiable pour l’année 2015. En parallèle, en concertation avec les composantes, les laboratoires et les services, une procédure interne de pérennisation de l’inventaire physique sera mise en place afin de permettre l’actualisation de l’inventaire à chaque achat.


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